Ordnungsgemäße Kassenführung

Diese allgemeine Information stellt keine Rechtsberatung da, erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt nicht die notwendige Beratung durch einen Steuerberater!

Einführung

Eine nicht ordnungsgemäße Führung der Kasse führt bei einer Betriebsprüfung zur Schätzung der Einnahmen. Sie können dabei davon ausgehen, dass eine Schätzung zu Ihren Gunsten nicht erfolgen wird. Daher sollten Sie alles vermeiden was zu einer Schätzung führen könnte.

1 Kassenvorgänge erfassen

1.1 Tägliche Aufzeichnungen

Per Gesetz sollen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden (§ 146 AO). Die Umsätze eines Unternehmens bei Bargeschäften sind so zeitnah zu erfassen, dass nicht schon aufgrund des zeitlichen Abstands zwischen dem Anfall des Geschäfts und seiner Aufzeichnung Gefahr besteht, dass diese Umsätze nicht aufgezeichnet werden.

Durch einen Kassensturz muss es jederzeit im Laufe des Geschäftstages möglich sein, den durch Kassensturz festgestellten Istbestand anhand des Kassenbuches zu überprüfen. Stimmt der Betrag nicht überein werden Sie geschätzt!

In der Praxis wird die Ansicht vertreten, Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, seien nicht zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet. Das ist aber ein Trugschluss. Auch die Überschussrechnung setzt voraus, dass die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben grundsätzlich sogar einzeln aufgezeichnet werden. Das folgt aus § 22 UStG i.V. mit §§ 63 ff. UStDV. Wie der BFH betont hat, wirken sich solche aus einem Steuergesetz ergebenden Aufzeichnungsverpflichtungen unmittelbar auch auf andere Steuergesetze und damit auch auf das EStG aus.

1.2 Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung

Es gibt einzelne Ausnahmen. Wir raten von dem Gebrauch jedoch dringend ab. Bitte besprechen Sie diese Ausnahmen immer und ausnahmslos mit Ihrem Steuerberater bevor Sie mit den Kassenaufzeichnungen beginnen.

1.3 Erkennbarkeit von Veränderungen

Bei der Kassenbuchführung gilt: Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben und erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Die Änderungen müssen also nachvollziehbar sein. D.h., Ihre EDV-Buchführung muss eine Sicherung oder Sperren eingebaut haben, die nicht erkennbare Änderungen oder Löschungen verhindern. Über Änderungen müssen Protokolle gefertigt werden mit Angabe des Datums der Änderungen.

Wir bekommen immer wieder die Frage gestellt wie man einen Bon Löschen kann. Dies ist aufgrund dieser gesetzlichen Vorgaben nicht möglich! Sie können jedoch jeden BON durch Eingabe der Artikel mit negativem Vorzeichen wieder stornieren. Alle getätigten Buchung sind in den Verschieden Berichten aufgeführt. Wären Veränderungen der Buchungen nachträglich möglich, verstieße die Kassenführung gegen § 239 Abs. 3 HGB und § 146 Abs. 4 AO.[1] Es handelt sich dann um einen schweren Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

2.0 Erfassen der Kasseneinnahmen und -ausgaben

2.1 Kassenberichte

Kassensturz

Der Kassensturz soll täglich unmittelbar vor dem Tagesabschluss erfolgen. Zählen Sie dabei alles Bargeld auch das Hartgeld! Eventuelle Differenzen (z.B. durch falsches Wechselgeld) müssen vor dem Tagesabschluss entsprechend verbucht werden. Eine Differenz ist grundsätzlich nicht erlaubt. Sehr hohe Bargeldbestände lassen vermuten, dass Ihre Kasse nur buchhalterisch, nicht aber nach dem Bestand geführt wird, dies führt im Allgemeinen zu einer Schätzung. Sprechen Sie daher bei hohen Kassenbeträgen zwingend mit Ihrem Steuerberater.

Drucken Sie den Zählbericht täglich aus und legen Ihn ab.

2.2 X-Bericht

Der X-Bericht dient zur Übersicht und zum Vergleich mit dem Kassensturz. Der Bericht kann mehrfach täglich angefordert werden. Er dient zur Verifikation der Einnahmen und Buchungen.

2.3 Z-Bericht

Der Z-Bericht ist fortlaufend nummeriert und zeigt alle am Tag erfassten Buchungen. Der Bericht wird täglich zum Abschluss des Tages verbucht, ausgedruckt und abgelegt. Bitte beachten Sie das nicht täglich abgeschlossene Kassen aller Vorraussicht nach zur Schätzung führen werden.

2.4 Kassenbericht

Der Kassenbericht umfasst die Anzahl der Kunden und der einzelnen Einnahmearten wie Bar, EC oder Kreditkartenzahlungen sowie die Aufschlüsselung nach den Mehrwertsteuerarten. Dieser Bericht wird bei uns immer automatisch mit dem Tagesbericht erzeugt.

2.5 GT-Bericht

Der GT-Bericht (Grand Total) erfasst alle Buchungen seit Inbetriebnahme der Kasse!

In unserer Kasse gibt es keine Probe oder Testbuchungen! Bitte vermeiden Sie daher alle Buchungen die Sie nur zum Test ausführen wollen. Diese erscheinen auch im GT-Bericht! Testen Sie unsere Software vor Inbetriebnahme der Kasse in unserer kostenfreien Demoumgebung. Ein nachträgliches Löschen Ihrer Kassenbuchungen ist nicht möglich!

2.6 Lagerjournal

Zusätzlich zum GT-Bericht gibt es ein vollständiges Lagerjournal indem alle Buchungen auch die Buchungen vor Abschluss des Bons enthalten sind. Dies ermöglicht eine Lückenlose Verfolgung aller Geschäftsvorfälle. Zudem werden bei einer Prüfung diese Daten zu statistischen Zwecken herangezogen. Diese erlauben einen Rückschluss auf die ordnungsgemäße Kassenführung.

Daher ist es unerlässlich auch Warenentnahmen ohne Kassenbeleg über die Kasse zu buchen. Z.B. bei beschädigter, gestohlener, oder abgelaufener Ware. Sie können hiermit einen lückenlosen Bericht über den Verbleib Ihrer Waren führen.

Wir unterstützen Sie mit diesen erweiterten Funktionen ab dem Tarif COMMERCE.

2.7 Datev-Export

Um das automatische Verbuchen Ihrer Geschäftsvorfälle zu erleichtern. Stellen wir einen Datev und allgemeinen Buchungsexport zur Verfügung. Bitte beachten Sie das die Verbuchung beim Steuerberater nicht die Pflicht zur yeitgleichen und täglichen Kassenführung ersetzt!

3.0 Aufbewahrungspflichten

Neben den elektronischen unveränderbar in unserem System gespeicherten Daten müssen alle Zählberichte, Tagesabschlüsse, Quittungen, Belege über die Einlage in die Kasse und aller Entnahmen aufbewahrt werden. Über die Zeiträume und den Umfang Ihrer Pflichten berät Sie am besten Ihr Steuerberater.

4.0 Besteuerungsgrundlagen

Entsprechen die Buchführung und die Aufzeichnungen den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO, werden sie für die Besteuerung herangezogen. Kommt der Betriebsprüfer allerdings zum Schluss, dass die an sich formell ordnungsmäßige Buchführung sachlich unrichtig ist, kann diese ganz oder teilweise verworfen werden. Bei grobem Verletzen steuerlicher Verpflichtungen, vor allem auch hinsichtlich der Buchführung, geht die einer jeden Schätzung anhaftende Unsicherheit voll zu Lasten des Unternehmers. Das Finanzamt ist nicht nur berechtigt, sondern verpflichtet, im Schätzungsrahmen an die oberste Grenze zu gehen. Die Besteuerungsgrundlagen müssen also nach dem für den Steuerpflichtigen ungünstigsten, aber noch möglichen Sachverhalt festgestellt werden.

5.0 Sonstiges

Wir haben viele Kunden die bisher ein reines Online Geschäft geführt haben und nun zusätzlich im eigenen Ladenlokal, auf Märkten und Messen verkaufen möchten. Die Regeln für die Kassenführung sind um ein vielfaches strenger als im reinen Online-Handel da durch den Einsatz von Bargeld im Gegensatz zum elektronischen Geldverkehr einfacher manipuliert werden könnte. Bitte lassen Sie sich daher immer bevor Sie die Kasse in Betreib nehmen von einem Steuerberater beraten. Wenn Sie neue Mitarbeiter mit der Kasse betreuen, sollten diese einen kaufmännischen Beruf erlernt haben oder von einem sachkundigen Kollegen ausführlich in die Pflichten bei der Kassenführung eingeführt werden. Bringen Sie am besten täglich Ihre Einnahmen zur Bank und verbuchen diesen Vorgang am selben Tag.

Beachten Sie immer die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenführung.

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